Standard Operating Procedures atau SOP dalam bahasa Inggris diterjemahkan menjadi Prosedur Operasional Standar, yaitu prosedur operasi yang baku. Istilah lain yang sering digunakan dalam bahasa Indonesia adalah PROTAP atau Prosedur Tetap. Istilah lain dalam bahasa Inggris adalah Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medical Procedures. SOP bukan standar tapi prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten. Istilah SOP sudah sangat dikenal di suatu organisasi yang menuntut adanya pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
SOP juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen memuat himpunan terintegrasi yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP juga sering disebut sebagai manual SOP. SOP banyak digunakan di organisasi-organisasi bidang medik, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan. Terutama SOP juga banyak digunakan untuk tugas-tugas rutin yang mengandung resiko. Contoh, SOP untuk analisa air payau, SOP penanganan pasien, SOP penanggulangan kebakaran dan sebagainya.
Untuk melengkapi suatu prosedur kerja, SOP sering dilengkapi dengan referensi, lampiran, diagram atau alur kerja (flow chart). Makalah ini akan membahas tentang bagaimana menyusun dokumen SOP dan melengkapinya dengan alur kerja untuk organisasi perpustakaan
Perpustakaan sebagai bagian integral dari suatu organisasi (pendidikan) sangat dibutuhkan keberadaannya. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya. Sebagai bagian dari sistem informasi manajemen, perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena memerlukan tenaga, biaya dan sarana yang tidak sedikit. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Sering sekali investasi di perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk perpustakaan dialihkan untuk bidang lain.
Apakah SOP diperlukan di perpustakaan ? Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan ? Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko ? Pertanyaan ini harus dikembalikan kepada pimpinan organisasi dan pelaksana di perpustakaan. SOP di perpustakaan tidak diperlukan apabila perpustakaan tidak ingin meningkatkan mutunya atau perpustakaan tidak dianggap bagian dari sistem manajemen organisasi yang ada.
Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP.
SOP disusun oleh seseorang atau sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di perpustakaan. SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif. Contoh, ‘Kirim spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’. Pembaca SOP diharuskan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Kalimat singkat, jelas dan tidak banyak frase. Gunakan pernyataan positif, seperti ‘Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ tidak dengan pernyataan negatif, seperti ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi’.
SOP harus tetap mutakhir (up-to-date). Seiring dengan adanya perubahan internal maupun eksternal organisasi perpustakaan maka SOP juga harus ikut berubah. Untuk itu, Secara periodik SOP perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?. SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pelaksana/staf. Disarankan SOP ditinjau minimal setiap satu tahun sekali. Pengalaman di bidang kesehatan (clinic), SOP ditinjau setiap 18 bulan sekali. SOP sebaiknya diberi nomor identitas atau label. Gunanya untuk kontrol dokumen dan referensi. Apabila suatu SOP perlu dirubah atau tidak digunakan lagi maka identifikasi tersebut dapat digunakan sebagai referefnsi. Label identifikasi dapat terletak di sudut kanan atas.
Nomor identitas juga dapat terletak di halaman bawah sebagai running page seperti contoh: Peminjaman, rev. 01, July 2003.
Penyusunan internal SOP berbeda pada setiap organisasi. SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun. Tidak ada format yang baku untuk SOP. SOP disusun untuk menggambarkan kegiatan rutin yang berulang baik kegiatan yang bersifat administratif seperti prosedur pembelian buku dan prosedur yang bersifat teknis seperti prosedur kerja penelitian di laboratorium.
Secara umum SOP terdiri atas:
- Halaman judul - Daftar isi - Isi - Tujuan - Ruang lingkup - Referensi - Penanggung jawab - Definisi - Prosedur - Lampiran
Susunan pada isi tidak mutlak seperti di atas. SOP akan tergantung pada kondisi prosedur kerja yang sedang berlangsung. Bila suatu kegiatan terdiri dari beberapa prosedur kerja maka judul dari SOP dapat di pecah menjadi modul-modul. Misalkan judul SOP adalah ‘Pengadaan Bahan Pustaka’ selanjutnya dapat dipecah menjadi ‘Modul 1: Pemilihan Bahan Pustaka’, ‘Modul 2: Pemesanan Bahan Pustaka’ dan seterusnya. Modul dalam SOP dapat terdiri dari :
Modul Pemesanan buku dan monograf lainnya Tujuan Mendapatkan buku-buku dan monograf lainnya yang dipesan sesuai dengan hasil seleksi. Ruang Lingkup Pemesanan buku-buku dan monograf lainnya melalui pembelian. Referensi Peraturan pembayaran dan prosedur administrasi keuangan yang berlaku Sarana Daftar buku Prosedur Kerja 1. Kirim daftar pesan ke agen/jobber 2. Terima proforma invoice 3. Cocokan proforma invoice dengan daftar pesan 4. Periksa alokasi dana 5. Setuju untuk dibeli ? 6. Beritahu Bagian Keuangan untuk pembayaranReferens