CAPITULO 2. LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO.
Problemática de la logística de abastecimiento en emergencias:
Los sistemas de logística para manejo de emergencias generalmente son
implementados in situ inmediatamente después de una situación de emergencia en
la mayoría de los casos. Algunas entidades humanitarias ya tiene sistemas de
manejo logístico (redes de transporte y bodegas ubicadas estratégicamente)
antes de que se presenten las situaciones de emergencia, lo que permite
fácilmente su implementación.
Dentro de estos sistemas logísticos, el abastecimiento de ayudas humanitarias se da por las siguientes vías:
En el primer caso, el abastecimiento en emergencias presenta claras diferencias con respecto al abastecimiento empresarial debido a que:
Debido a esa diversidad de elementos, el bodegaje tiene que adaptarse
constantemente a lo que se recibe, como un ser vivo que esta cambiando su
forma, inclusive superando su capacidad de almacenamiento y procesamiento de
elementos donados.
La Fundación FUNDESUMA a través de su Software SUMA ha contribuido
enormemente en el manejo coordinado de abastecimientos en emergencias en
Latinoamérica y en otras partes del mundo. Consientes de las debilidades en los
esquemas de donación, han logrado desarrollar una herramienta muy eficiente de
fácil instalación y entendimiento por parte de las entidades involucradas,
facilitando con ello también los procesos de distribución. Sin embargo, pese a
estos aportes tan significativos, el problema central radica en que no existe
una cultura clara de donación, dificultando la adaptación de los espacios
asignados como bodegas para el manejo de estos abastecimientos.1
Cuando existen acuerdos previos con proveedores, se tiene una información
muy clara sobre los siguientes aspectos, lo que facilita el manejo de los
espacios de almacenamiento y el control de los abastecimientos:
·
Tipo, cantidad y tamaño de los elementos.
·
Procedencia de los elementos y su duración (Fechas de vencimiento).
Estos previos acuerdos permiten solicitar solamente las cantidades
necesarias, evitando desperdicios y optimizando considerablemente los espacios
utilizados para almacenamiento.
El enfoque Justo a Tiempo como propuesta para manejo
logístico de emergencias.11
El enfoque “Justo a Tiempo” surge en Europa y
Estados Unidos a principios de los años ochenta, recogiendo las ideas del
sistema que se había ido configurando en la industria japonesa desde la Segunda
Guerra Mundial.
Se ha escrito mucho desde entonces sobre este
enfoque, pero quizá la caracterización más ampliamente reconocida es el
planteamiento de unos objetivos ideales que algunos autores han denominado los
Ceros Olímpicos, que son:
·
Cero
Stock en la cadena logística.
·
Cero
Defectos. Los defectos causan exceso de costes e irregularidades que acaban
traduciéndose en Stock.
·
Cero
Averías: Las averías interrumpen el flujo de materiales y causan
irregularidades.
·
Cero
Plazos: Solo así se puede llegar a dar el servicio adecuado a los afectados sin
incrementar el Stock.
·
Cero
Papel: Significa que la exactitud y la rapidez de la transmisión de la
información es la base imprescindible para lograr otros objetivos.
Dentro del objetivo de “perfección” que consiste en conseguir mejoras que nos orienten hacia la consecución de los Ceros Olímpicos, el Cero Stock representa un papel central puesto que representa la medida en la que otros objetivos (más instrumentales) se han ido logrando.
Lo cierto es que en el intento de introducir mejoras que permitan reducir el Stock del proceso logístico, poco a poco se ha descubierto la necesidad de introducir nuevos objetivos que complementen los anteriores. Cabe destacar por su importancia los siguientes:
·
Cero
accidentes de trabajo: Lo mismo que las averías de máquinas interrumpen el
flujo de materiales, también lo hacen los accidentes, por lo que es preciso
tomar medidas preventivas para evitar tales accidentes.
·
Cero
desprecio por las capacidades del personal: Este objetivo indica que es
necesario involucrar al personal en los procesos de mejora. Si se quiere lograr
un avance continuo y consistente es necesario, cuidar, potenciar y desarrollar
las capacidades de todo el personal.
·
Cero
desperdicio de materiales: El desperdicio puede ser causa de errores y
problemas que afectan a la institución negativamente, incluso después de que de
ha entregado los elementos de asistencia humanitaria.
Una vez definidos los objetivos, el métodos para conseguirlos es el de luchar contra las causas de todas sus ineficiencias, que se resumen en las tres palabras japonesas siguientes11,15:
·
MURI:
Excesos derivados de la falta de flexibilidad del sistema.
·
MUDA:
Irregularidades derivadas de los problemas y de los propios excesos.
·
MURA:
Despilfarros que causan aquellas actividades que no atañen valor.
La lucha contra estos “Demonios” de la gestión logística muestra grandes mejoras, ya que cada aspecto que se mejora tiene efectos positivos en otros.
En particular, el exceso de inventario y papeleo a través de toda la organización se debe a las irregularidades causadas por excesos inflexibles, mano de obra estática, y políticas y procedimientos organizativos excesivamente rígidos para enfrentarse a una exigencias del mercado humanitario que cada vez cambian con más frecuencia.
El despilfarro de recursos es consecuencia de los “excesos” cometidos (por ejemplo con la acumulación de stocks o con procesos y tecnologías mal utilizadas) y de los ineficaces procedimientos de ajuste a las necesidades de una realidad cambiante.
El sistema de aprovisionamiento humanitario no es ajeno al exceso de papeleo e inventario que se produce como consecuencia de las irregularidades a las que debe hacer frente. Estas irregularidades proceden, tanto de la actuación del usuario, como de la del proveedor15
La aplicación del enfoque “Justo a Tiempo” en aprovisionamientos humanitarios, participa de todos los cambios que se han producido en los ámbitos señalados y quizá los integra mejor que ningún otro enfoque planteado hasta ahora.
Las principales razones que recomiendan obtener primero la experiencia de la aplicación del enfoque “Justo a Tiempo JIT” internamente antes de intentar involucrar en el proceso a otras organizaciones, son las siguientes15:
·
La
formación de proveedores es una de las actividades esenciales para la
aplicación del JIT externo y difícilmente se puede enseñar o transmitir algo
que no se conoce.
·
La
planificación JIT ha de desencadenarse a partir de una anticipación de las
necesidades del cliente final.
·
La
exigencia de entregas frecuentes y de una calidad garantizada, sólo puede ser
útil en toda su extensión si el cliente ( comunidades afectadas ) está
preparado para aprovechar estas ventajas.
·
Los
consumidores finales desencadenan el proceso.
Los objetivos del enfoque “Justo a Tiempo”, aplicado en aprovisionamientos humanitarios puede resumirse en los siguientes aspectos11, 15:
·
Entregar
partes y componentes “Justo a Tiempo” al usuario, para fabricación o para
montaje.
·
Eliminar todo despilfarro en actividades que no
añadan valor al producto en el proceso.
·
Lograr que las transacciones se hagan con un
mínimo de complejidad.
Para la consecución de estos objetivos es
preciso obtener del proveedor15:
·
Calidad asegurada: Para conseguirla es
necesario poner el énfasis en la selección de un proveedor que disponga de una
adecuada capacidad (en cuanto a tecnología y organización) y en desarrollar la
relación apropiada que le permita desplegar sus capacidades en la dirección
requerida.
·
Entregas frecuentes: Para ello, es útil contar
con proveedores cercanos, pero también es esencial establecer unas relaciones
duraderas que les permitan poner a punto su sistema de producción y los
procedimientos que faciliten los intercambios de materiales e información según
la filosofía de “ Justo a Tiempo”.
·
Plazos de entrega cortos. También aquí es útil
la cercanía del proveedor, aunque, con las posibilidades actuales de la
“logística exprés”, capaz de hacer entregas rápidas a largas distancias, lo
esencial es que los proveedores dispongan de la flexibilidad suficiente para
responder rápidamente a las demandas del mercado.
No obstante, el camino hacia el enfoque de “Justo a
Tiempo” en aprovisionamientos puede provocar ciertos temores y recelos por
parte de proveedores, que en algunas ocasiones vienen avalados por experiencias
negativas, con aplicaciones realizadas por clientes que no habían entendido
plenamente el significado de este enfoque, que es preciso superar. Estos temores
pueden resumirse en:
·
Ver traspasado el Stock de artículos de sus
clientes, con sus costes y sus correspondientes riesgos de obsolescencia.
·
Verse obligados a hacer un mayor esfuerzo en
calidad o en realizar entregas frecuentes y rápidas, sin percibir por ello un
aumento en el beneficio.
·
Verse obligados a hacer modificaciones
importantes en su tecnología y en su organización por las nuevas exigencias de
sus clientes, sin obtener compromisos sobre aprovisionamientos futuros que
disminuyan el riesgo de las nuevas inversiones.
· Verse obligados a conseguir un status de “proveedor preferente” a costa, únicamente, de efectuar reducciones significativas en el precio.