CAPITULO 5. GESTION DE MANTENIMIENTO EN LOGÍSTICA DE EMERGENCIAS.

Las entidades que tienen que atender situaciones críticas, necesitan garantizar que su componente logístico funcione adecuadamente en operaciones de constante emergencia. Un Programa de Gestión de Mantenimiento Preventivo planteado en conjunto con usuarios y proveedores con el fin de optimizar y garantizar el funcionamiento de toda la infraestructura logística puede estructurarse así^{67, 68, 69}:

Conceptos Básicos:

Los conceptos básicos del mantenimiento son:

Mantenimiento Correctivo: Conjunto de procedimientos utilizados para reparar una máquina ya deteriorada.

Mantenimiento Preventivo: Inspección periódica de máquinas y equipos, para evaluar su estado de funcionamiento e identificar fallas.

Mantenimiento Predictivo: Consiste en el monitoreo continuo de máquinas y equipos con el propósito de detectar y evaluar cualquier pequeña variación en su funcionamiento, para así poder corregir lo más pronto posible una falla.

Infraestructura Logística que Necesita Mantenimiento⁶⁷:

Las entidades especializadas en atender situaciones de emergencia y crisis, como las producidas por la acción de un fenómeno natural o social sobre una comunidad que desencadenen desastres naturales y sociales tales como terremotos, avalanchas, inundaciones y desplazamiento por la violencia entre otros, necesitan tener una infraestructura logística en buen estado de funcionamiento. Normalmente la infraestructura logística de estas entidades tienen los siguientes componentes:

· Componente de informática y Telecomunicaciones. Con Redes Nacionales en VHF (Very Haigh Frecuency ), HF ( High Frecuency ), UHF ( Ultra High Frecuency ) , Repetidoras, Redes de Beepers, Celulares y Maletines Satelitales.

· Redes Nacionales de Transporte de Carga, Personal y Transporte Administrativo en medios fluviales, terrestres y aéreos.

· Redes Nacionales de Abastecimientos, compuesta por Bodegas Estratégicas localizadas en puntos críticos del país.

· Redes Nacionales de Centros de Reserva con equipos especializados en Búsqueda y Rescate.

El soporte logístico de las entidades humanitarias es bastante complejo para su sostenimiento. El Programa de Gestión de Mantenimiento Preventivo en Operaciones de Emergencia busca lo siguiente:

· Prolongar la vida útil de los equipos que hacen parte del componente logístico de la institución.

· Optimizar los procesos de almacenamiento y transporte de equipos y suministros de ayudas humanitarias.

· Optimizar la operación de los equipos en situaciones de emergencia y crisis, disminuyendo las acciones correctivas in situ.

· Conformar los fondos de reposición necesarios para reemplazar equipos que han cumplido con su Ciclo de Vida.

Además, dicho programa también pretende optimizar y normalizar criterios para la aceptación de equipos donados y el manejo de suministros y abastecimientos de procedencia local en el país afectado.

Estrategias para la implementación de un Programa de Mantenimiento Preventivo^67,68:

Para la implementación del programa de gestión de mantenimiento se deben desarrollar y aplicar las siguientes estrategias:

Figura 25. Estrategias de implementación de sistemas de mantenimiento.

· Evaluación y diagnóstico de la actual capacidad logística de las entidades humanitarias. Para que el programa de mantenimiento sea lo suficientemente efectivo, se necesita realizar un adecuado diagnóstico y evaluación de la capacidad logística de la institución. Tal evaluación tiene los siguientes componentes: Inventarios actualizados de equipos, estado de funcionamiento, grado de obsolescencia de equipos, historial de mantenimiento y funcionamiento, metodologías y sistemas de almacenamiento y transporte, historial operativo y de capacitación del personal que ha utilizado el equipo, Sistemas de control y seguimiento del uso, manejo y mantenimiento de los equipos que forman parte de las diferentes redes logísticas de la institución.

· Actualización del Manual de logística en operaciones de emergencia con énfasis en mantenimiento preventivo.

· Establecimiento de una Red Estratégica de Suministros racionalizada con los proveedores, para facilitar la consecución de repuestos y servicios de mantenimiento. Esta red busca garantizar repuestos y servicios de mantenimiento para los equipos de la institución, garantizar la dotación rápida de equipos e insumos en el momento y lugar en el que se necesiten y racionalizar los recursos físicos y económicos en procesos de mantenimiento. Los proveedores de la institución deben cumplir con los siguientes requisitos para ingresar a dicha red: Tener respaldo y cubrimiento nacional e internacional, tener experiencia como proveedores de la institución, respaldar los productos con servicio.

· Implementación de un sistema de calidad como acción preventiva en la utilización de los diferentes equipos que hacen parte de las Redes que conforman el sistema logístico de la institución. Se deben documentar y clasificar los procesos de Selección, Clasificación, Distribución de Equipos, Sistemas de Adquisición, Programas de capacitación en uso, manejo y mantenimiento, almacenamiento y transporte de equipos, control de inventarios y reservas de repuestos y gestión de fondos de reposición para el reemplazo de equipos que ya han cumplido su vida útil.

· Capacitación continuada para el fortalecimiento del Sistema. Para complementar y garantizar el éxito de la implementación del programa, se debe desarrollar un plan de capacitación continua, el cual busca fortalecer los conceptos adquiridos, revaluar y replantear las metodologías de mantenimiento preventivo utilizadas actualmente, aumentar la cantidad de personal especializado disponible para la ejecución del programa y normalizar los diferentes procesos de mantenimiento.

Finalmente se debe mantener un sistema de control, seguimiento, evaluación y retroalimentación constante, el cual se realizaría periódicamente.

Para el éxito en el desarrollo de las estrategias planteadas, la entidad pone a disposición los siguientes recursos:

· Sistemas de información para el control y seguimiento sistematizado de las diferentes actividades del Programa de Gestión de Mantenimiento Preventivo.

· Bases de Datos de Proveedores de la Institución.

· Capital Intelectual de la Institución. Personal con experiencia en el uso, manejo y mantenimiento de equipos.

Control del Proceso de Mantenimiento Preventivo^67,68,69:

Se deben identificar y planificar los procesos de mantenimiento y se debe asegurar que estos procesos se ejecutan de manera controlada. Las condiciones controladas deben incluir lo siguiente:

· Procedimientos documentados que definan la forma de mantenimiento.

· Uso de equipos adecuados y ambientes amables para operaciones de mantenimiento.

· Conformidad con las normas, códigos de referencia, planes de calidad y procedimientos documentados de mantenimiento preventivo.

· Monitoreo y control de parámetros adecuados para los procesos y características de mantenimiento.

Cuando los resultados del mantenimiento no se pueden verificar plenamente por inspección y ensayo posterior y, cuando por ejemplo, las deficiencias en el mantenimiento únicamente pueden hacerse evidentes después de que el equipo se encuentra en uso, el mantenimiento debe ser realizado por operadores especializados o necesitará seguimiento y control continuo para asegurar que el mantenimiento cumpla con los parámetros especificados.

Acciones Correctivas y Preventivas en el Marco de un Programa de Mantenimiento:

Sea cual fuere el tipo de mantenimiento a aplicar, se deben establecer y mantener actualizados procedimientos para aplicar acciones correctivas y preventivas en mantenimiento.

Cualquier acción correctiva o preventiva que se tome debe ser de un grado adecuado que garantice la completa funcionalidad del equipo durante las operaciones de emergencia.

Se deben aplicar y registrar cualquier cambio a los procedimientos documentados, resultante de la acción correctiva y preventiva.

Los procedimientos de acción correctiva deben incluir:

· El manejo efectivo de fallas en equipos y los informes de no conformidades en mantenimientos.

· Investigación de las causas de las fallas, registrándose debidamente los resultados de la investigación.

· Determinación de la acción correctiva necesaria para eliminar las fallas de funcionamiento.

· Aplicación de controles para garantizar que se emprenda la acción correctiva y que ésta sea eficaz.

Los procedimientos para acción preventiva deben incluir:

· El uso de fuentes adecuadas de información, como por ejemplo el monitoreo continuo a mano, para detectar, analizar y eliminar las causas de fallas potenciales.

· Determinación de los pasos necesarios para tratar cualquier problema que requiera acción preventiva en el marco del Programa de Mantenimiento

· Iniciación del mantenimiento preventivo y aplicación de controles para asegurar que éste es eficaz.

· Asegurar que la información pertinente sobre las acciones tomadas se someta a continua revisión y registro.

Hojas de Vida de los Equipos⁶⁷:

Las Hojas de Vida de los Equipos garantizarán un adecuado inventario de los diferentes elementos, lo cual facilitará el manejo de los mismos y su mantenimiento.

Toda hoja de vida de equipos para control de mantenimiento tiene la siguiente información:

· Nombre del equipo, marca, color y serie.

· Fecha de recepción del equipo, condiciones de funcionamiento.

· Componentes del equipo.

· Usos del equipo.

· Combustibles y aceites que se necesitan para el funcionamiento.

· Listado de repuestos y proveedores.

· Duración de las garantías.

· Precauciones en su utilización.

· Historial operativo de emergencias.

· Personal especializado en su utilización.

· Historial de traslados.

· Historial de mantenimiento.

· Procedimiento para puesta a punto.

· Fechas de limpieza, inspección visual y reemplazo de piezas defectuosas.

· Fechas de cambio de aceites y combustibles.

· Personas responsables del mantenimiento y operación del equipo.

· Observaciones generales.

Implementación de bases de datos para control de procesos de mantenimiento correctivo y preventivo^{67, 68, 69}:

El control sistematizado del Programa de Mantenimiento es de vital importancia para que éste sea auto sostenible en el tiempo, permitiendo evaluar la eficiencia y eficacia del mismo. Esto se logra mediante la implementación de una base de datos debidamente documentada, actualizable permanentemente, con las siguientes características de información:

· Localización geográfica del equipo.

· Tipo de mantenimiento realizado.

· Descripción de las actividades realizadas y las piezas reemplazadas.

· Fecha de la actividad.

· Monto total del mantenimiento.

· Responsables y especialistas que efectuaron el mantenimiento.