E-MAIL Kullanım Kitapçığı
1.. Giriş
2.. Mesaj Gönderilmesi
3.. Mesaj Gönderim Parametreleri
4.. Gönderen Kişiye Geri Mesaj Gönderme
5.. Gelen Mesajı Başkalarına Gönderme
6.. Mesaja Dosya Ekleme
7.. Posta Kutuları
8.. Yazıcıdan Mesajların Bastırılması
9.. E-Mail Kullanımında Dikkat Edilecek Noktalar
Ana Sayfa
Bu kitapçık, elektronik posta (E-MAIL) kullanımına yönelik olarak hazırlanmıştır. Network sistemlerinde kullanıcıların mesaj ve dosya göndermeleri/almalarına olanak sağlayan Microsoft Exchange – Inbox yazılımıdır. Kitapçıkta yer alan örnek şekiller adından anlaşılacağı üzere örnektir. herkesin sisteminde bunlar farklı olacağı aşikardır. Bu yazılımın bilgisayarlarda sürekli olarak açık olması gerekmektedir. Kullanıcılar ancak listede yer alan kişilere e-mail gönderebilirler.
E-MAIL sisteminin çalışması için ana makinanın (server) açık olması gerekmektedir. Aksi takdirde mesaj alışverişi yapılamaz. Kitapçık içinde bazı bölümlerde yer alan “herhangi bir sebepten dolayı mesajın gitmemesi durum” ifadesi bu anlama gelmektedir. E-MAIL sisteminde yer alacak kullanıcıların sisteme tanıtılması supervisor tarafından yapılmaktadır. Bunun dışında kullanıcı tanımlanması yapılamaz.
Mesaj göndermenin bilgisayar ortamından yapılmasının anlamı şudur : Kullanıcı, diğer kullanıcı veya kullanıcılara herhangi bir konuda bilgi vermek, bilgi almak, görüşlerini sormak gibi amaçlar içindir. Ancak önemli ve kısa zamanda cevap alınması istenilen konularda e-mail sisteminin kullanılması pek uygun değildir.
Kullanıcılar şu hususu sürekli gözönünde bulundurmalıdırlar : elektronik posta aynen normal posta işlemi gibidir. Kuralları aynı olmakla beraber bilgisayarlar buna sürat ve kolaylık sağlamıştır.
E-MAIL programının nasıl kullanılacağı ve kullanırken nelere dikkat edilmesi gerektiği burada anlatılacaktır.
Windows 95
ekranındaki bu ikon mouse sol tuşu ile çift tıklandığında
e-mail programı çalıştırılmış olacaktır. Ancak
kullanıcıların bilgisayarlarında bu programın, makina ilk
açıldığında otomatik olarak çalışması tavsiye edilir.
Bunun için Windows 95 Başlangıç menüsüne bu programı
eklemeleri yeterlidir.Herhangi bir nedenle programı
çalışmadığı farkedilirse buradan çalıştırılacaktır.
Program çalıştığında karşımıza aşağıdaki şekilde bir ekran gelecektir. Burada gelen mesajlar, gönderilen mesajlar, silinen mesajlar ve herhangi bir nedenle gönderilmeyi bekleyen mesajlar görünecektir. Bu programın çalışması diğer programların (EXCEL, WORD vb.) çalışmasına engel olmayacaktır.
E-mail yazılımını oluşturan bölümlerin kısa açıklamaları aşağıda verilmiştir. Daha geniş bilgi ileriki sayfalarda olacaktır.
Mailbox – Administrator : Bu kullanıcının posta adını göstermektedir. Administrator kullanıcısının posta kutusu anlamına gelmektedir. Her kullanıcının kendi posta kutusu kendi ad ve soyadıyla kullanılacaktır.
Deleted Items : Kullanıcı gelen/giden mesajları bu kutuya atabilir. Böylece geçerliliği kalmamış mesajları herzaman kullandığı yerden siler ancak burada tutmaya devam eder. Ancak buradan da mesajlar bir daha kullanılmamak üzere silinebilir.
Inbox : Kullanıcıya gelen mesajların tulduğu yerdir birbaşka deyişle gelen kutusudur. Yeni mesajlar koyu renkte (bold) görülür. Mesajlar değişik sırada görüntülenebilir.
Outbox : Kullanıcının göndermek istediği ancak herhangi bir sebebten dolayı gitmeyen mesajların durduğu kutudur.
Sent Items : Kullanıcının gönderdiği mesajların durduğu kutudur.
Gönderen kişiye geri mesaj gönderimi
Mesaj geldiğinde menü alanında bu buton
seçilirse otomatik olarak mesaj gönderim ekranı açılır.
Burada gönderilecek kişi adresi (To:) bölümünde dolu olarak
gelir. Ayrıca mesaj konu (Subject:) satırı da önceki mesajda
varsa aktarılır. Mesaj yazma bölümünün alt kısmında
önceki mesaj bulunur. Kullanıcı ya üst kısma yeni mesajı
yazabilir ya da eski mesajın gereken kısımlarına
cevap/yorum/görüş ekleyebilir.
Yeni yazılan mesajlar MAVİ renktedir.
Gelen mesajı başkalarına gönderme
Mesaj geldiğinde menü alanında bu buton
seçilirse otomatik olarak mesaj gönderim ekranı açılır.
Kullanıcı
gönderilecek kişi adres bilgilerini seçer. Mesaj konu
satırında ise varsa eski mesajın konusu aktarılır. Aynı
şekilde mesaj yazma bölümünde eski mesaj altta yer alır.
Kullanıcı ya üst kısma ya da eski mesajın gerekli yerlerine
yeni mesajını yazar. Yeni yazılan mesajlar MAVİ renktedir.
Gelen mesajı gönderene veya başkalarına gönderme sırasında kullanıcı orginal mesaj üzerinde değişiklik yaparsa bu MAVİ renkle belirlenir. Ancak kullanıcı mesajdan bir bölüm silerse bu gösterilmez. Bunun için kullanıcıların orginal mesaj üzerinde değişiklik yapmamaları önerilir.
Kullanıcılar mesaj olarak WORD, EXCEL vb. programlarda yaratmış oldukları dosyaları göndermeleri mümkündür. Böylece kullanıcılar arasında dosya alışverişi yapılmış olacaktır. Ancak gönderilecek dosyaların çok büyük olması veya fazla sayıda olmaları durumlarında mesaj yoluyla gönderilmemesi uygun olacaktır. Bunun için supervisor desteğini almanız önerilir.
Mesaja dosya eklemek için yeni mesaj gönderim seçildiğinde ekrandaki menü alanında Insert/File menü adımı seçilmelidir. Bu takdirde aşağıdakine benzer bir pencere açılacaktır.
Eklenecek dosyanın bulunduğu alt klasör (Look in :) seçilmelidir. Bundan sonra bu klasör altındaki dosyalar listesinden gönderilecek dosya üzerine mouse ile gelip sol tuşu ile çift tıklandığında dosya mesaj içine eklenmiş olacaktır.
Mesaj içine dosya eklemek için kullanılacak üç değişik yöntem vardır.
¦ Text only : Dosya düz formatta mesaj içine eklenir. Ancak dosyanın görünümü orginal olmayacağı unutulmamalıdır.
¤ An attachment : Dosya mesaj içine eklenecektir.
¦ Link attachment to original file : Dosya mesaj içine eklenmez ancak orginal haline link olarak bağlantı yapılması mümkün olur.
Mesaj gönderme programında yukarıda bahsedildiği üzere çeşitli posta kutuları vardır. Gelen/Giden/Bekleyen/Silinen mesajlar ayrı ayrı posta kutularında dururlar.
Inbox – Gelen Kutusu
Kullanıcıya gelen mesajların bulunduğu posta kutusudur. Yeni gelen mesajlar koyu renkle gözükür. Yeni mesajlar listenin üstünde yer alırlar.
Mesajın yanında “!” işareti bulunuyorsa önemli mesaj anlamındadır.
Mesajın yanında “G ” itareti varsa mesaja dosya eklenmiş demektir.
Mesajın yanında işareti varsa
gönderilen mesaj okunmuş olduğunu gösterir mesajdır.
Yukarıdaki örnek ekranda görüleceği üzere kullanıcıya iki mesaj gelmiş ve henüz okunmamıştır.
From : Mesajın kimden geldiğini gösterir.
Subject : Mesajın kısa konusunu gösterir.
Received : Mesajın gönderildiği tarih ve saat bilgisidir.
Size : Mesajın büyüklüğüdür.
Bu ekranda mesajların listelenme sırası “Received € ” kolonuna göre yapılmıştır. Kullanıcı From, Subject, Received, Size kolonlarına göre mesajları listeleme sırasını seçebilir. Herhangi bir kolon başlığının üzerinde bir kez mouse sol tuşuna bastığında büyükten küçüğe doğru ikinci kez bastığında küçükten büyüğe doğru sıralama yapılır.
Inbox kutusunun kullanıcı tarafından daha detaylı bir biçimde düzenlenmesi mümkündür. İstenen amaca göre yeni posta kutusu yaratılması, hangi kullanıcı(lar)dan gelen mesajların gideceği kutuların seçilmesi, gelen mesajların tip, özellik, büyüklük, tarih bilgileri, vb. kıstaslara göre çeşitli işlemlere tabi tutulması gibi daha ayrıntılı özellikler mevcuttur. Ancak bunların yapılabilmesi için supervisordan destek almanız önerilir.
Kullanıcıların geçerliliğini kaybetmiş mesaları, mesaj okundu gösterir mesajları ‘Deleted Items’ kutusuna almaları ve oradanda silmeleri önemle önerilir.
Sent Items – Giden Mesajlar Kutusu
Kullanıcının göndermiş olduğu mesajların tutulduğu posta kutusudur. Burada da aynen Inbox’taki tüm özellikler geçerlidir. Gönderilmiş olan mesajların sıralaması istenen şekilde değiştirilebilir. Ayrıca önceden gönderilmiş bir mesaj tekrar aynı kişiye veya başka kişilere gönderilmek istenirse buradan seçilerek gönderilmesi uygun olur.
Kullanıcıların geçerliliğini kaybetmiş mesajları ‘Deleted Items’ kutusuna almaları ve oradanda silmeleri önemle önerilir.
Outbox – Gönderilmeyi Bekleyen Mesajlar Kutusu
Mesaj gönderme sisteminde yer alan ana makina (server) herhangi bir nedenle çalışmıyor durumda ise mesajlar gönderilemez. Bu durumda gönderilen mesaj ‘Outbox’a alınır ve bekler. Ana makina çalıştığı anda program açıldığında bekleyen mesajlar gönderilir.Normal şartlarda bu kutuda hiçbir mesajın olmaması gerekir.
Deleted Items – Silinmit Mesajlar Kutusu
Kullanıcıların Inbox veya Sent Items kutularından işaretleyip sildikleri mesajlar bu kutuya alınır. Mesajın bu kutuya alınması için en kısa yol istenilen mesaj(lar) seçilir ve klavyedeki DEL tuşuna basılır. Kullanıcı isterse mesajı mouse sol tuşuna basılı tutarakta Deleted Items yazısının üstüne getirip bırakırsa mesaj silinmiş olacaktır.
Deleted Items kutusunda bulunan mesajlar heran kullanılabilir durumdadır. Kullanıcı periyodik olarak bu kutuda yer alan mesajları silmelidir. Bunun için mesaj(lar) seçip DEL tutuna basarsa mesajlar silinecektir. Bu kutunun içini botlatmak istenirse Deleted Items kutusu seçilmeli ve mouse sağ tuşuna basılmalıdır. Empty Folder seçilirse kutunun içinde bulunan mesajlar silinir. Buradan silinen mesajlar gerçek anlamda silinmiş demektir ve geriye dönüş mümkün değildir.
YAZICIDAN MESAJLARIN BASTIRILMASI
Kullanıcılar gönderilen/gelen mesajları saklamak, üzerinde çalışmak, başkasına göstermek için mesajları yazıcıdan bastırabilmeleri mümkündür. Bunun için mouse göstergesini istenilen mesajın üstüne getirip mouse sağ tuşuna bastıklarında ekrana gelen menüden Print seçeneği seçilmelidir. Ekrana gelen pencerede OK tuşuna basıldığında var olan yazıcıdan mesaj çıktısı alınacaktır.
Bu kitapçık, E-MAIL sisteminin kullanılmasına yönelik olarak başlangıç seviyesinde hazırlanmıştır. Daha detaylı bilgi gereksinimi için bana aozkan@geocities.com adresine mesaj yollarsanız elimden geldiğince size yardımcı olurum. Bu arada bu yazıyı beğenenler kopyalamakta serbesttirler.
Ahmet ÖZKAN, 21 Mayıs 1997